ارتباط موثر چیست؟ آیا تا به حال برای برقراری ارتباط با دیگران دچار مشکل شدهاید؟ آیا تجربه برقراری ارتباط موثر در محیط کار را دارید؟ در این مقاله، به طور جامع و کاربردی درباره ارتباط به شکل موثر صحبت خواهیم کرد و راهکارهایی را برای برقراری ارتباط موثر با دیگران در زندگی و محیط کار به شما خواهیم آموخت.
در ابتدا به تعریف ارتباط موثر و اهمیت آن در زندگی و محیط کار خواهیم پرداخت؛ سپس به بررسی عواملی که بر برقراری ارتباط موثر تأثیر میگذارند، میپردازیم.
در ادامه تکنیکهایی برای برقراری ارتباط موثر با دیگران را برای شما شرح خواهیم داد و در آخر به تأثیر ارتباط موثر در محیط کار و بر کارایی فردی و سازمانی خواهیم پرداخت.
با خواندن این مقاله، شما قادر خواهید بود تا بهترین روشهای برقراری ارتباط موثر با دیگران را بیاموزید. پس تا انتهای این مطلب از راز چهار فصل همراه ما باشید.
تعریف ارتباط موثر چیست؟
ارتباط موثر (به انگلیسی Effective Communication) به معنای برقراری ارتباطی است که در آن اطلاعات، احساسات، نظرات و دیدگاههای دو یا چند فرد به صورت روان و کامل به یکدیگر منتقل میشوند. در این نوع ارتباط، هر فرد به خوبی میتواند به نیازها و انتظارات دیگران پاسخ دهد و باعث ایجاد تعاملی بهتر و مؤثرتر میشود.
ارتباط موثر یک مهارت بسیار ارزشمند در تمامی زمینههای زندگی است. این مهارت به فرد کمک میکند تا بتواند به خوبی با دیگران ارتباط برقرار کرده و درک بهتری از نیازهایشان داشته باشد.
در زندگی شخصی، ارتباط موثر با خانواده، دوستان و افراد دیگری که در زندگی او حضور دارند، بسیار مهم است. با برقراری ارتباط موثر، فرد میتواند بهترین تصمیمات را برای زندگی خود بگیرد و از طریق ارتباط با دیگران، به دست آوردن پشتیبانی و کمک بهتری را تجربه کند.
علاوه بر زندگی شخصی، ارتباط مؤثر در محیط کاری نیز بسیار مهم است. فردی که در ارتباط با همکاران، مدیران و مشتریان خود موفق به برقراری این نوع ارتباط شود، میتواند کارایی و عملکرد خود و سازمان را بهبود بخشد و در نتیجه به موفقیتهای بیشتری دست پیدا خواهد کرد.
از طرفی چنین فردی میتواند با بهرهگیری از مهارت ارتباط موثر، از بروز اختلافات و سوءتفاهمات در محیط کار جلوگیری کند و باعث افزایش اعتماد دیگران به خود شود.
بنابراین، ارتباط موثر به عنوان یک مهارت بسیار ارزشمند و کلیدی در هر زمینه ای، باید به صورت جامع مورد بررسی قرار گیرد و به فرد کمک کند تا در هر زمینه ای بهترین عملکرد را از خود نشان دهد.
برای کسب اطلاعات بیشتر دوره رایگان معجزه تبسم را تهیه کنید!
عوامل تاثیرگذار در برقراری ارتباط موثر
برقراری ارتباط موثر به دو عامل کلیدی وابسته است که عبارتاند از عامل فردی و عامل ارتباطی. در ادامه، عوامل مؤثر در برقراری ارتباط موثر را به صورت دقیقتری مرور خواهیم کرد:
عوامل فردی
عوامل فردی تاثیرگذار در ارتباط موثر شامل موارد زیر میباشد:
صحبت کردن مودبانه
توانایی صحبت کردن در چارچوب احترام و ادب به معنای بیان دیدگاهها، نظرات، و احساسات در قالبی که با احترام به سمت فرد مقابل ارائه شود است. توانایی صحبت کردن مودبانه در ارتباطات مختلفی مانند ارتباطات کاری، خانوادگی و اجتماعی بسیار مهم است.
با استفاده از این توانایی، فرد میتواند احساسات و نظرات خود را به طور موثر ارائه کند و در عین حال به نظرات و احساسات فرد مقابل نیز احترام بگذارد. با توجه به اینکه صحبت کردن مودبانه به تقویت روابط افراد کمک میکند، به عنوان یک مهارت ارتباطی بسیار مهم شناخته میشود.
شنیدنِ فعالانه
توانایی شنیدن فعالانه به معنای گوش دادن به گفتههای فرد مقابل با تمرکز کامل و بازتاب دادن مطالب شنیده شده است.
در واقع، در این نوع شنیدن، شخص گوش دهنده به صورت کامل به صحبتهای فرد مقابل توجه کرده و برای درک بهتر آن، با استفاده از تکنیکهای مختلفی نظیر پرسیدن سوالات بیشتر، تکرار کردن مطالب، خلاصه کردن مفاهیم و ایجاد بازخورد، در فرایند شنیدن مشارکت میکند. توانایی شنیدن فعالانه اهمیت زیادی در برقراری ارتباط موثر دارد زیرا باعث میشود فرد مقابل احساس ارزشمند بودن کند.
پیشنهاد میکنیم در دوره پاکسازی کوانتومی مقدماتی شرکت کنید.
درک و تفسیر بدون تعصب صحبتهای دیگران
توانایی درک و تفسیر بدون تعصب صحبتهای دیگران بسیار مهم است، زیرا بر شکلگیری ارتباط موثر و درک صحیح از نظرات و احساسات دیگران تاثیرگذار است.
همچنین، با داشتن این توانایی، فرد میتواند در فرآیندهای تصمیمگیری و حل مسئله بهترین تصمیمات را اتخاذ کند و برای رسیدن به نتایج مثبت، با افراد مختلف با نظرات متفاوت کار کند. این مهارت نیازمند تمرین و کسب تجربه است و با تمرین و تجربه، فرد میتواند قدرت درک و تفسیر خود را تقویت کرده و در ارتباطات مختلف بهترین نتایج را به دست آورد.
بیان خواسته ها و نیازها به صورت صریح و روشن
در این نوع ارتباط، فرد با بیان مستقیم و روشن نیازها و خواستههای خود، به دیگران کمک میکند تا بهتر درک کنند چه چیزهایی برای فرد مهم هستند و چگونه میتوانند به او کمک کنند.
توانایی بیان خواستهها و نیازهای شخصی به صورت صریح و روشن در ارتباطات شخصی، خانوادگی و حرفهای بسیار مهم است.
با بیان صریح و روشن خواستهها، احساسات و نیازهای خود، فرد به دیگران اجازه میدهد تا با بهترین روش ممکن، به او کمک کنند. علاوه بر این، با بیان صریح و روشن خواسته ها، احتمال بروز ابهامات و سوءتفاهمات بین شخصیتها و گروهها کاهش مییابد یا از بین میرود.
برای اینکه بدانید چگونه روابط بین فردی خود را تقویت کنید مقاله: روابط بین فردی چیست را بخوانید!
عوامل ارتباطی
عوامل ارتباطی تاثیرگذار در ارتباط موثر نیز شامل موارد زیر میباشد:
بیان مناسب و متناسب با فرد مقابل
استفاده از بیان مناسب و متناسب با فرد مقابل به معنای استفاده از کلمات، عبارات و اصطلاحاتی است که با شخصیت و روحیات فرد مقابل هماهنگ هستند. استفاده از زبان مناسب در ارتباط موثر، به کاهش احتمال سوءتفاهم و بهبود فرایند ارتباط کمک میکند.
به عنوان مثال، استفاده از اصطلاحات فنی و تخصصی برای ارتباط با فردی که در زمینه خاصی تخصص دارد، میتواند باعث افزایش تاثیرگذاری پیام شما در وی شود. در ارتباط موثر، استفاده از زبان مناسب به معنای توجه به نیازهای فرد مقابل است و این موضوع میتواند به افزایش کیفیت ارتباط و تعامل کمک کند.
استفاده از ابزارهای ارتباطی
استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل تماس تلفنی، ارسال ایمیل و … میتواند در ایجاد ارتباط و تسریع در شکلگیری آن و همچنین جلوگیری از بروز سوء تفاهمات کمککننده باشد؛ بهعنوان مثال هنگامی که صحبتهای شخصی را درست متوجه نشدهاید، به راحتی میتوانید با یک تماس تلفنی در اسرع وقت با او مکالمه کنید و با درک بهتر صحبتهای او، جلوی بروز سوء تفاهم و برداشت غلط را بگیرید.
توجه به توانایی ها و نیازهای فرد مقابل
توجه به تواناییها و نیازهای فرد مقابل در ارتباط موثر، به معنای درک نیازها، ترجیحات، و تواناییهای فرد مقابل در فرآیند ارتباط است.
در واقع، هر فرد ممکن است تواناییها، نیازها و ترجیحات متفاوتی داشته باشد. این امر ممکن است در فرآیند ارتباط چالشهای را ایجاد کند؛ بنابراین بهتر است در ارتباط با فرد مقابل، از اطلاعاتی که درباره تواناییها، نیازها و ترجیحات او داریم استفاده کنیم.
برای مثال، در فرآیند برنامهریزی یک جلسه کاری، باید به نیازها و ترجیحات افراد حاضر در جلسه توجه کرد. یک فرد ممکن است به نحوه گفتگو و بحث در جلسه حساسیت بیشتری داشته باشد، در حالی که فرد دیگری به جزئیات برنامه علاقهمند است. بنابراین باید به نیازهای هر فرد توجه کرده و سعی کرد جلسه به نحوهای برگزار شود که تمامی افراد حاضر در آن راضی بوده و مشارکت اثربخشی داشته باشند.
به صورت کلی توجه به نیازها و تواناییهای فرد مقابل، یکی از عوامل مهم در فرآیند برقراری ارتباط موثر است. این امر به ما کمک میکند که بهترین راهحلها و استراتژیها را برای برقراری ارتباط موثر با افراد مختلف پیدا کنیم.
بیشتر بخوانید: قانون جذب چیست؟ چگونه از قانون جذب استفاده کنیم؟
مدیریت احساسات در فرایند ارتباطی
مدیریت احساسات به معنای شناخت و کنترل احساسات خود در فرایند ارتباطی و همچنین شناخت و درک احساسات فرد مقابل است. در ارتباط موثر، مدیریت احساسات میتواند به بهبود کیفیت و عملکرد ارتباط منجر شود. به طور کلی، مدیریت احساسات در فرایند ارتباطی شامل موارد زیر است:
1. شناخت و درک احساسات خود؛
2. بیان احساسات خود به صورت مناسب؛
3. شناخت و درک احساسات فرد مقابل؛
4. مدیریت احساسات فرد مقابل.
تکنیک های ارتباط موثر
تکنیکهای ارتباط موثر شامل مجموعهای از روشها، استراتژیها و فنونی هستند که در ارتباط با دیگران مورد استفاده قرار میگیرند. این تکنیکها به شیوههای مختلفی میتوانند شامل زبان بدن، رفتارهای غیرکلامی، شیوه صحبت کردن، گوش دادن فعالانه، تفکر مثبت، استفاده از سوالات باز، تحلیل نقطه نظر، و بسیاری دیگر باشند.
بعضی از تکنیکهای ارتباط موثر عبارتند از:
- تکرار کردن پیام: تکرار پیام مهم برای فرد مقابل به عنوان یک روش برای به خاطرسپاری اطلاعات موردنیاز بسیار مفید است.
- تغییر دادن سبک صحبت کردن: با توجه به نیازها و سبک ارتباطی فرد مقابل، تغییر در سبک صحبت کردن میتواند باعث بهبود در ارتباطات برقرار شده گردد.
- استفاده از پرسشهای باز: استفاده از پرسشهای باز، به فرد مقابل اجازه میدهد تا به طور فعال در فرایند ارتباطی شرکت کند و مشارکت بیشتری داشته باشد.
- نشان دادن توجه: در حین صحبت کردن با فرد مقابل، نشان دادن توجه کافی به واژهها، احساسات و انگیزههای آنها، کمک میکند تا فرد مقابل احساس ارتباط و احترام به خود کند.
- استفاده از تصاویر و نمودارها: استفاده از تصاویر و نمودارها کمک میکند تا افراد حاضر در یک ارتباط، بهتر متوجه پیام طرفین ارتباط شوند و درک اشخاص از مسئله را بهبود میبخشد.
تأثیر ارتباط موثر در محیط کار
ارتباط موثر در محیط کار، تأثیر قابل توجهی بر روی بهبود فرایندهای کاری، افزایش رضایت کارکنان، افزایش تعامل و همکاری، کاهش خطاهای ارتباطی و کاهش تنشهای بین کارکنان دارد.
وقتی که کارکنان توانایی برقراری ارتباط موثر را داشته باشند، ارتباطشان با همکاران، مدیران و مشتریان بهبود مییابد. این بهبود در ارتباط، باعث کاهش نیاز به مدیریت تعارضات توسط مدیریت و افزایش تعامل کارکنان با یکدیگر میشود.
این نوع تعامل و همکاری باعث افزایش تعهد و انگیزه کارکنان میشود که بهبود عملکرد آنها را در پروژههای آتی به دنبال خواهد داشت. در نتیجه ارتباط موثر کارکنان، پروژهها به صورت سریعتر و با کیفیتتر انجام میشوند و در نتیجه توانایی سازمان برای رقابت با سایر شرکتها در بازار افزایش مییابد.
همچنین، ارتباط موثر در محیط کار باعث افزایش رضایت کارکنان میشود؛ کارکنانی که در محیطی با ارتباط موثر قرار دارند، احساس میکنند که نظرات و نیازهایشان شنیده میشود و به آنها احترام گذاشته میشود و در نتیجه میزان رضایت شغلی کارکنان افزایش مییابد.
برای مطالعه بیشتر مقاله بهترین روش همدلی را مطالعه کنید.
موانع ارتباط موثر
در کنار نکاتی که تا اینجا ذکر کردیم و یاد گرفتیم که چگونه مهارت ارتباط موثر را در خود تقویت کنیم، لازم است تا با موانع ارتباط موثر نیز آشنا شویم. این موانع ممکن است از جنبههای مختلفی نشأت گرفته باشند که در ادامه به مهمترین آنها اشاره مینماییم:
1. کمبود مهارتهای ارتباطی: عدم آگاهی از فنون و مهارتهای ارتباطی موجود و عدم توانایی در استفاده از آنها میتواند باعث ایجاد مشکل در ارتباط با دیگران شود.
2. نارسایی در شنیدن فعال: عدم توجه به صحبتهای فرد مقابل، درک نکردن درست موضوع و عدم تمرکز، میتوانند باعث محدودیت در ارتباط موثر شوند.
3. تعصب و تمایل به قضاوت: تعصب و پیشداوری در برخورد با دیگران و اظهار نظر به نحوی که ممکن است باعث احساس ناراحتی شود.
4. استفاده غلط از ابزارهای ارتباطی: استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند ایمیل، پیامک، شبکههای اجتماعی و غیره اگر به شکلی نامناسب انجام شود، میتواند باعث سوءتفاهم و کاهش ارتباط موثر شود.
5. عدم درک نیازها و توانمندیهای فردی: عدم درک نیازها و توانمندیهای فردی میتواند باعث ایجاد مشکلات در ارتباط با دیگران شود.
جمع بندی
ارتباط موثر یکی از مهارتهای کلیدی انسان برای داشتن ارتباطاتی سالم و سازنده در زندگی شخصی و محیط کار است؛ از طریق این مهارت میتوانیم سوءتفاهمها و تعارضات بین فردی را کاهش داده، درک بهتری از پیامهای شخص مقابل کسب کرده و همچنین پیامهای خود را به شکل صحیح به مخاطب برسانیم.
ما در این مقاله این مهارت مهم را از جنبههای مختلف مورد بررسی قرار دادیم؛ در ابتدا توضیح دادیم که ارتباط موثر چیست و چرا مهم است؛ در ادامه عوامل تاثیرگذار، تکنیکها و موانع ارتباط موثر را معرفی کردیم. چنانچه در مورد این مقاله سوال یا نظری دارید، در قسمت دیدگاه برای ما ارسال نمایید.
سوالات متداول ارتباط موثر
ارتباط موثر با چه مهارتهایی همراه است؟
ارتباط موثر با مهارتهایی همچون شنیدن فعالانه، صحبت کردن در چارچوب احترام و ادب، درک و تفسیر بدون تعصب پیامهای دیگران، بیان خواستهها و نیازهای شخصی به صورت صریح و روشن، تعاملات مثبت و سازنده و تعامل با فرد مقابل به صورت برابرانه و دو طرفه همراه است.
چرا ارتباط موثر در محیط کاری مهم است؟
ارتباط موثر در محیط کاری مهم است چون باعث افزایش رضایت و ارتباط موثر با همکاران، کاهش تنشها و کنترل اختلافات، بهبود کیفیت ارتباطات و افزایش بهرهوری در کار میشود.
چگونه میتوان توانایی ارتباط موثر را بهبود داد؟
برای بهبود توانایی ارتباط موثر میتوان از روشهایی همچون تمرین کردن مهارتهای شنیدن فعالانه، افزایش دانش و آگاهی از تکنیکهای ارتباط موثر، تمرین صحبت کردن مودبانه و توسعه توانایی بیان خواستهها و نیازهای شخصی به صورت صریح و روشن استفاده کرد.
چه عواملی باعث کاهش ارتباط موثر میشوند؟
عواملی همچون کمبود مهارتهای ارتباطی، عدم برخورداری از مهارت شنیدنِ فعالانه، استفاده غلط از ابزارهای ارتباطی و عدم درک نیازها و تواناییهای فرد مقابل باعث کاهش ارتباط موثر میشوند.
منبع:
